Algemene informatie over de vertrouwenspersoon

Het beschermen van medewerkers is is voor zowel de medewerker als voor de organisatie zelf belangrijk. Een sociaal veilig werkklimaat levert meer werkplezier op, een hogere arbeidsproductiviteit en lager ziekteverzuim. Andersom kunnen wantrouwen en onrust als gevolg van ongewenst gedrag zeer schadelijk zijn voor de onderlinge werkrelaties. Wat volgt is een afname van het werkplezier, arbeidsontevredenheid en afname van motivatie en betrokkenheid bij het werk en de organisatie. Het ziekteverzuim neemt toe, er is een groter personeelsverloop en verlies van productiviteit.

In veel gevallen is het mogelijk om doeltreffende oplossingen te kiezen en te voorkomen dat het tot een formele, juridische klacht komt. Dit is vaak het geval als er in een vroeg stadium melding wordt gedaan en de kwestie niet uit de hand is gelopen. Er is dan nog de gelegenheid het ongewenste gedrag te stoppen en te voorkomen dat het escaleert. De vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld iemand helpen bij het vinden van de juiste woorden om in bepaalde situaties de eigen grenzen aan te geven en bij het aanspreken van de ‘dader’ op zijn/haar gedrag.

Als een conflict nog niet uit de hand is gelopen en de machtsverschillen niet te groot zijn, kan een vertrouwens­persoon bijvoorbeeld ook helpen om bemiddeling in gang te zetten en eventueel een onafhankelijke bemiddelaar of mediator te zoeken. Uiteraard kan een onafhankelijke mediator alleen ingezet worden met instemming van de melder en de werkgever. Bemiddelen hoort niet bij de taken van de vertrouwenspersoon.

De primaire taak van de vertrouwenspersoon is de opvang en begeleiding van werknemers die ongewenste omgangsvormen ervaren. Vertrouwenspersonen kunnen de informatie die zij verzamelen bij de opvang en begeleiding van werknemers bundelen en teruggeven aan de organisatie. Dit kan waardevol zijn.

Persoonlijke integriteit gaat over zaken in de omgang en communicatie, die tot gevolg hebben dat uw medewerker zich onveilig voelt. Onder ongewenste omgangsvormen verstaan we:

• intimidatie;
• pesten;
• agressie en geweld;
• discriminatie;
• seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten.

Wetgeving vanuit de Arbo-wet is leidend.

Zakelijke integriteit gaat over (een vermoeden van) onregelmatigheden, een (zakelijke) integriteitsschending of een (maatschappelijke) misstand. Het gaat om zaken die schade doen aan de organisatie of de maatschappij.

Voorbeelden van niet integer gedrag zijn:

• fraude;
• corruptie;
• natuurschending;
• oneigenlijk gebruik van bevoegdheden.

De wet bescherming klokkenluiders is leidend.

Voor beide vertrouwensfuncties gelden vergelijkbare vaardigheden; het kunnen bieden van de eerste opvang en een luisterend oor, het voeren van gesprekken en het adviseren en meedenken met de melder/klager.

Belangrijk verschil tussen persoonlijke ongewenste omgangsvormen en zakelijke ongewenste omgangsvormen is dat bij zakelijke integriteitskwesties het organisatie-en maatschappelijk belang in het geding is, terwijl bij persoonlijke integriteit de persoonlijke belangen van de klager voorop staan. Dit brengt met zich mee dat de klager bij ongewenst gedrag, als degene die persoonlijk onrecht is aangedaan, zelf de vervolgstappen bepaalt. Behalve als het om strafbare feiten gaat, want dan heeft de vertrouwenspersoon een eigen verantwoordelijkheid.

Bij de melder van een misstand in de organisatie ligt dit anders. De melder is niet altijd zelf slachtoffer maar vaak ‘slechts’ getuige of omstander. Omdat het organisatiebelang in het geding is, heeft de melder de hierboven genoemde regierol niet, wanneer hij een melding doet bij het meldpunt. Naar aanleiding van de melding neemt het meldpunt de stappen die haar goeddunkt om het vermoeden van een misstand te onderzoeken en hier een einde aan te maken. De vertrouwenspersoon kan de medewerker bijstaan bij het melden, maar heeft naast het belang van de medewerker, ook het belang van de organisatie op het oog.

Wetgeving vanuit wet bescherming klokkenluiders is leidend.

In de praktijk zijn veel vertrouwenspersonen beschikbaar voor zowel persoonlijke ingegriteit en zakelijke integeriteit. Het Huis voor Klokkenluiders raadt dit ook aan.

Voordelen:

Voor medewerkers is het soms moeilijk om onderscheid te maken tussen ongewenste omgangsvormen en integriteitsschendingen. Kwesties kunnen elementen van beide terreinen hebben. Dan is één deskundige vertrouwenspersoon laagdrempeliger en effectiever omdat de melder zich niet druk hoeft te maken of hij wel bij de goede vertrouwenspersoon aanklopt.

Nadelen:

De VPO dient de belangen van de medewerker. De VPI dient zowel de belangen van de medewerker als die van de organisatie. Wiens belang leidend is in een kwestie, is soms lastig vast te stellen als de functies door 1 persoon bekleedt worden.

Het is hoe dan ook belangrijk dat de vertrouwenspersoon bij zijn leest blijft. Dus geen: waarheidsvinding, onderzoek of begeleiden van conflicten. Houden we ons aan deze regelgeving als vertrouwenspersoon, dan kunnen beide rollen gecombineerd worden; is de mening van het LVV.

De VP:

• verzorgt de eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben;
• bekijkt of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;
• informeert het slachtoffer over andere mogelijkheden, zoals klachtenprocedures;
• geeft begeleiding als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leidinggevende;
• verwijst naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator;
• geeft voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag;
• adviseert en ondersteunt leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag;
• registreert gevallen van ongewenst gedrag.

De VP:

• stimuleert de melder zelf de misstand te melden bij het meldpunt;
• maakt namens de medewerker melding van de misstand bij het meldpunt, wel of niet anonmiem;
• fungeert als intermediair, als de melder anoniem wil blijven;
• rapporteert de melding als ‘casus’ in geanonimiseerde vorm in het jaarverslag;
• ondersteunt bij klokkenluiden: het bekendmaken door een werknemer van vermoedens van ernstige misstanden, illegale of immorele praktijken die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van de werkgever en waarbij de integriteit van desbetreffende organisatie in het geding is.

De vertrouwenspersoon is bevoegd:

• gesprekken te voeren buiten de locatie;
• externe deskundigen te raadplegen;
• rechtstreeks toegang te nemen tot de directie en OR;
• gevraagd en ongevraagd (beleids)-adviezen te geven;
• door te verwijzen naar andere vertrouwenspersonen of hulpverleners;
• zich te beroepen op geheimhouding wanneer de organisatie informatie opvraagt.

• optreden als als bemiddelaar;
• onderzoeken en doet niet aan waarheidsvinding;
• zitting nemen in een klachtencommissie;
• (ver)oordelen;
• problemen overnemen van de melder;
• beloftes doen;
• projecteren van eigen behoeften, normen en waarden;
• actie ondernemen ZONDER toestemming;
• meewerken aan dossieropbouw tegen de beklaagde.

Onder pesten verstaan we herhaald ongewenst negatief gedrag, waartegen iemand niet in staat is zich te verdedigen. Dit kan (een combinatie van)verbaal, non­verbaal of fysiek gedrag zijn.

Onder seksuele intimidatie vallen opmerkingen, gebaren en handelingen die een seksueel karakter hebben en die het slachtoffer als ongewenst ervaart. Denk aan seksueel getinte opmerkingen of berichten, iemand vastpakken, aanranding en verkrachting.

Onder discriminatie verstaan we het anders behandelen van medewerkers en het achterstellen of uitsluiten van medewerkers op basis van (persoonlijke) kenmerken die niet relevant zijn in een gegeven situatie.

Van agressie en geweld is sprake wanneer een werknemer verbaal of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen. Dit kan veroorzaakt worden door mensen binnen de organisatie (collega's, leidinggevenden), maar ook door derden (klanten, cliënten, patiënten).

De melder gaat in gesprek met aangeklaagde en/of met leidinggevende. Ze lossen het samen op vrijwillige basis op, met of zonder ondersteuning van de VP/mediator/collega. De melder is aan zet en bepaalt eventuele vervolgstappen, begeleid door VP en/of anderen.

Bij schending persoonlijke integriteit: De melder dient een formele klacht in bij de klachtencommissie, waarop de klachtencommissie onderzoek doet (hoor en wederhoor) en de werkgever voorziet van advies. Klik hier voor de procedure en meer informatie over de klachtencommissie.

Bij schending zakelijke integriteit: De melder dient een formele melding in bij het meldpunt voor klokkenluiders, waarop het meldpunt onderzoek doet (hoor en wederhoor) en de werkgever voorziet van advies. Klik hier voor de procedure en meer informatie.

De melder doet aangifte bij de politie -met of zonder hulp van de VP, waarop de politie onderzoek doet. Dit kan resulteren in overdracht aan de OvJ en een gerechtelijkonderzoek en uitspraak van de rechter.