Werkwijze

1. Een verkennend gesprek

Om vraag en aanbod met elkaar af te stemmen, voeren we vrijblijvend een verkennend gesprek. Alle vragen kunnen gesteld worden. Er wordt uitleg gegeven over onze aanpak en werkwijze. Doel van het gesprek is te bepalen of er grond is voor samenwerking.

Soms is het noodzakelijk om eerst een RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie) uit te voeren, we kunnen je hiervoor doorverwijzen naar een ervaren partij uit ons netwerk.

2. Afstemming en opzetten PSA-beleid

In de eerste sessie doorlopen we het standaard- document PSA-beleid en passen deze aan naar de situatie van de organisatie.

Na vaststelling wordt in de tweede sessie het PSA-beleid toegelicht aan (een afgevaardigde van) de directie en indien aanwezig, een afgevaardigde van HR en/of OR. Er is ruimte om met elkaar te spreken over de uitvoering van het beleid en de verantwoordelijkheid die hiervoor genomen wordt door de organisatie, de medewerker en de vertrouwenspersoon.

3. Introductie van de vertrouwenspersoon

Alle werknemers worden op de hoogte gesteld dat er een PSA-beleid en een vertrouwenspersoon is, hoe ze deze kunnen bereiken en wat de beschikbaarheid is. Hiervoor is zowel digitaal als fysiek informatiemateriaal beschikbaar.

4. Werkwijze bij melding*

Onze rol als vertrouwenspersoon is voornamelijk het begeleiden van de medewerker een melding doet. De melder houdt zelf de regie in handen. we wegen samen de opties af en de melder wordt ondersteunt daar waar dat gewenst wordt. Er hoeft niet altijd iets concreets gedaan te worden met een melding. De medewerker in kwestie kan bijvoorbeeld ook enkel zijn/haar hart willen luchten. De melding wordt wel altijd anoniem gebundeld in het jaarverslag.

Andere opties zijn:

  • doorverwijzen naar externe professionals (denk aan coach, mediator, maatschappelijk werk, advocaat of bedrijfsarts);
  • de melder begeleiden bij het formele traject (denk aan het indienen van een klacht of het doen van aangifte);
  • het bij de organisatie onder de aandacht brengen van trends in meldingen of zaken die de integriteit van de organisatie (dreigen te) schenden;
  • als de melding gaat om strafbare feiten moet de vertrouwenspersoon melding maken bij politie of justitie. Dit gaat altijd in overleg met de organisatie.

*De meldingsprocedure is onderdeel van het PSA-beleid

We hebben als vertrouwenspersoon het recht om hulp in te schakelen van vakgenoten, wanneer een casus bijvoorbeeld complex is of wanneer overleg bij kan dragen een correcte afhandeling van de casus.

5. Stappen bij een melding

Stappen bij melding persoonlijke integriteit

  1. Opvang van de melder
  2. Uitleg kaders en bevoegdheden vertrouwenspersoon
  3. Uitluisteren van de melding
  4. Samen met de melder zoeken naar en ondersteunen bij informele oplossingen
  5. Begeleiden van informele vervolgstappen -indien gewenst-
  6. Indien informele stappen niet afdoende zijn, de melder informeren en -indien gewenst- begeleiden bij formele stappen.
  7. Eventueel doorverwijzing naar een externe partij
  8. Nazorg
  9. Meldingen worden anoniem gebundeld in het jaarverslag

Stappen bij melding zakelijke integriteit 

  1. Opvang van de melder
  2. Uitleg kaders en bevoegdheden vertrouwenspersoon
  3. Uitluisteren van de melding
  4. Het bij de organisatie onder de aandacht brengen van een melding integriteit. -als de aard van de melding hiertoe aanleiding geeft- De vertrouwenspersoon zal  de melder in eerste instantie stimuleren zelf de misstand te melden bij het management. Als dat niet mogelijk is, maakt de vertrouwenspersoon namens de medewerker melding van de misstand bij het management en overweegt of de melder hierbij anoniem kan blijven. 
  5. Nazorg
  6. Meldingen worden anoniem gebundeld in het jaarverslag

6. Voorlichten en informeren

Wanneer we als vertrouwenspersoon nieuw zijn in de organisatie, kan onze effectieve inzet toenemen door het geven van informatie of voorlichting aan medewerkers over de rol en taken van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Ook bij trends in meldingen of als de RI&E uitwijst dat actie vereist is op het gebied van PSA, kunnen we ingezet worden voor het geven van voorlichting.

7. Signaleren, inspireren en (on)gevraagd advies

Wanneer we signaleren dat bepaalde meldingen vaker voorkomen in een bepaalde tijd of context, hebben we het recht tot het geven van (on)gevraagd advies aan de opdrachtgever. Het kan waardevol zijn te onderzoeken wat de oorzaak van de melding is. Dit kunnen we doen in een organisatiesessie in met de directie, maar ook middels sessies op betreffende afdelingen. De uitkomsten van deze sessies bieden vaak weer input voor een gezonder, veiliger en plezieriger werkklimaat.