Waar moet een meldprocedure aan voldoen?

Vanaf hoeveel medewerkers moet er een meldingsprocedure aanwezig zijn?

Als er in uw organisatie minder dan 50 personen werkzaam zijn, is het in principe niet verplicht om een interne meldprocedure vast te stellen. Er zijn echter uitzonderingen waarbij ook organisaties met minder dan 50 werkzame personen een interne meldprocedure moeten instellen vanwege de EU-richtlijn. Deze uitzondering geldt voor organisaties actief in financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaart, maritieme arbeid en havenstaatcontrole, en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten. Indien uw organisatie onder een van deze categorieën valt, is het verplicht om een interne meldprocedure te hebben. 

Voorwaarden

1. Duidelijke en Toegankelijke Informatie: Een meldprocedure moet duidelijk worden gecommuniceerd naar alle werknemers. Het moet informatie bevatten over hoe en waar ze een melding kunnen maken, wat als een misstand wordt beschouwd, wie betrokken is bij het onderzoeksproces en wat de beschermingsmaatregelen zijn voor klokkenluiders. Het moet toegankelijk zijn via verschillende kanalen, zoals intranet, e-mail, posters en trainingssessies.

2. Vertrouwelijkheid en Anonimiteit: Een effectieve meldprocedure moet werknemers de mogelijkheid bieden om meldingen vertrouwelijk te maken en indien gewenst anoniem te blijven. Het is belangrijk om mechanismen in te bouwen die de identiteit van de klokkenluider beschermen, zoals versleutelde meldkanalen, anonieme telefoonlijnen of het gebruik van een onafhankelijke derde partij om de meldingen te ontvangen.

3. Onafhankelijk Onderzoek: De meldprocedure moet duidelijk maken dat meldingen serieus worden genomen en onafhankelijk worden onderzocht. Er moeten procedures zijn om ervoor te zorgen dat het onderzoek eerlijk en onpartijdig wordt uitgevoerd, bij voorkeur door een speciaal daartoe aangewezen team of externe partij. Het onderzoek moet worden uitgevoerd zonder enige vorm van intimidatie of vergelding jegens de klokkenluider.

4. Bescherming van Klokkenluiders: Een effectieve meldprocedure moet beschermingsmaatregelen bieden aan klokkenluiders om represailles te voorkomen. Dit omvat het verbieden van vergeldingsacties, het waarborgen van vertrouwelijkheid, het bieden van juridische bescherming en het treffen van passende maatregelen tegen degenen die klokkenluiders schade berokkenen.

5. Communicatie en Opvolging: Het is essentieel om de klokkenluider op de hoogte te houden van de voortgang van het onderzoek en de genomen maatregelen. Een effectieve meldprocedure moet een communicatiekanaal hebben om regelmatig updates te verstrekken aan de klokkenluider en eventuele vragen of bezorgdheden te beantwoorden. Het is ook belangrijk om passende opvolgingsmaatregelen te nemen om misstanden aan te pakken en te voorkomen dat ze in de toekomst plaatsvinden.

Kan iemand helpen bij het opstellen van de meldprocedure?

Ja, er zijn verschillende partijen die kunnen helpen bij het opstellen van een meldprocedure in overeenstemming met de Wet Bescherming Klokkenluiders. Hier zijn enkele mogelijke bronnen van ondersteuning:

• Juridisch Adviseurs: Het raadplegen van juridisch adviseurs, zoals advocaten of juridische consultants gespecialiseerd in arbeidsrecht of klokkenluidersbescherming, kan waardevol zijn bij het opstellen van een meldprocedure. Zij kunnen juridisch advies en expertise bieden om ervoor te zorgen dat de procedure voldoet aan de wettelijke vereisten.

• Brancheorganisaties: Brancheorganisaties kunnen richtlijnen, best practices of modelmeldprocedures verstrekken die specifiek zijn afgestemd op de sector waarin uw organisatie actief is. Deze bronnen kunnen dienen als een leidraad bij het ontwikkelen van uw eigen meldprocedure.

• Externe Consultants: Er zijn ook externe consultants en adviesbureaus die gespecialiseerd zijn in ethiek, compliance en klokkenluidersbescherming. Zij kunnen u begeleiden bij het opstellen en implementeren van een effectieve meldprocedure op maat van uw organisatie.

Conclusie

Een effectieve meldprocedure is van vitaal belang voor het succes van de Wet Bescherming Klokkenluiders. Het moet werknemers in staat stellen om misstanden veilig en vertrouwelijk te melden, bieden van bescherming tegen vergelding, onafhankelijk onderzoek garanderen en open communicatie en opvolging bieden. Door een robuuste meldprocedure te implementeren, kunnen organisaties een cultuur van verantwoording, transparantie en ethiek bevorderen.